Vendite e acquisti
Gli ordini che muovono merce vera
Un ordine in Arcalis non è un documento che vive per conto suo: confermarlo, riceverlo o evaderlo produce movimenti di magazzino con le stesse regole di tutto il resto — lotto compreso.
Vendite
Dall'ordine alla bolla
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Bozza
L'ordine si crea e si modifica liberamente. Righe, quantità, prezzi: finché è in bozza non ha effetti su niente.
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Conferma
È il momento in cui l'ordine diventa un impegno. Riservata a chi amministra, perché è un impegno economico verso l'esterno.
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Evasione
L'uscita della merce è un movimento di magazzino, con il lotto dichiarato se l'articolo lo richiede. Da qui nasce il legame fra lotto e cliente su cui si regge il richiamo.
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Documenti
Conferma d'ordine e documento di trasporto si generano dall'ordine evaso. La fattura elettronica nasce solo da un ordine evaso: non si fattura merce che non è uscita.
Acquisti
Ordinato, ricevuto, fatturato — e le differenze fra i tre
È il confronto per cui esiste il ciclo passivo di Arcalis. Le tre colonne raccontano cose diverse, e il valore sta nel vedere dove non coincidono.
| Colonna | Da dove viene | Cosa vuol dire uno zero |
|---|---|---|
| Ordinato | Le righe dell'ordine fornitore | Zero significa zero: l'ordine è nostro e lo conosciamo per intero. |
| Ricevuto | Le righe dei ricevimenti registrati in banchina | Zero significa zero: il registro dei ricevimenti è nostro ed è completo. |
| Fatturato | Le fatture fornitore registrate | Assente, mai zero. Una fattura nasce fuori da questo sistema: non averla non significa che valga zero, significa che non è ancora arrivata. |
Come si arriva a quel confronto
- Ordine fornitore in bozza, poi confermato da chi amministra.
- Ricevimento in banchina, registrabile da chi lavora: si dichiarano quantità, lotto e scadenza mentre la merce è lì. Il carico entra in magazzino con il suo prezzo di documento.
- Fattura fornitore registrata a mano, riga per riga, legata al fornitore. Riservata a chi amministra.
- Chiusura dell'ordine quando il ricevuto copre l'ordinato.
Il confine, applicato qui
Un termine scritto sul documento sì, un termine calcolato no
È il caso di confine più utile da capire, perché mostra come funziona il criterio invece di enunciarlo.
- Dentro: il termine digitato
- Il termine di pagamento che leggi sul documento ricevuto e trascrivi è un fatto registrato. Arcalis lo conserva e lo usa per mostrarti le scadenze come vista derivata dai documenti.
- Fuori: il termine calcolato
- Una scadenza dedotta da una regola interna o da un default sull'anagrafica è un'interpretazione applicata al documento, non un fatto. Sta fuori, e il motivo è che quell'interpretazione va poi difesa davanti a qualcuno.
- Fuori: la registrazione dei pagamenti
- Arcalis non tiene denaro. Incassi, pagamenti e partite aperte restano dove sono già, nel software dello studio.
- Fuori: l'IVA sugli acquisti
- Sulla riga di una fattura fornitore va solo l'imponibile, non aliquota né natura. Registrarle significherebbe avere dentro Arcalis tutto ciò che serve al registro IVA acquisti — cioè costruire mezzo modulo contabile senza dirlo, e duplicare il lavoro dello studio.
Domande
Su ordini e documenti ricevuti
Una fattura fornitore può coprire più ordini?
Sì. La fattura è legata al fornitore, non a un singolo ordine: vietarlo trasformerebbe un vincolo tecnico nel messaggio d'errore di un caso del tutto legittimo — la fatturazione di fine mese.
Arcalis legge l'XML delle fatture che ricevo dai fornitori?
No. Le fatture fornitore si registrano a mano, per il confronto con l'ordinato e il ricevuto. Ingerire l'XML del fornitore è una capacità diversa, e ammetterla sarebbe una decisione di perimetro — non un'estensione naturale di quello che c'è.
Posso confermare un ordine cliente se non ho la merce?
Oggi la conferma richiede la giacenza, perché quella guardia nasce dal flusso di chi vende da stock — dove è il comportamento corretto. in arrivo La conferma senza giacenza per chi lavora su commessa, dove è proprio l'ordine confermato a originare la produzione. La modifica è decisa e circoscritta: la guardia resta dov'è giusta e cade dove non lo è.
Perché non c'è una voce di menu per le fatture fornitore?
Per scelta: si aprono dal dettaglio dell'ordine, che è il posto dove serve guardarle — accanto a ordinato e ricevuto. Una voce di menu separata porterebbe a un elenco di fatture staccato dal confronto che le rende utili.
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