Tracciabilità di lotto

La risposta esiste già quando arriva la domanda

La tracciabilità non è un rapporto che si compila quando serve. O è il residuo del lavoro normale di tutti i giorni, oppure il giorno del richiamo scopri che mancano i pezzi che nessuno ha registrato — e non si recuperano.

La scelta di fondo

Obbligatorio in entrambi i versi

Quasi tutti i sistemi impongono il lotto in uscita. Molti meno lo impongono in entrata — ed è lì che si aprono i buchi che nessuno vede finché non conta.

In uscita: chi ha ricevuto cosa: Ogni scarico di un articolo gestito a lotti dichiara da quale lotto esce. Senza questo, un richiamo diventa una telefonata a tutti i clienti dell'ultimo trimestre.
In entrata: da dove viene: Un carico senza lotto crea merce di cui non si sa la provenienza. In un richiamo è esattamente lo stesso buco di un'uscita senza lotto, ma è più facile da tollerare — perché il costo si paga mesi dopo, e non è chi lo ha creato a pagarlo.
In tutti i percorsi, non solo in quello principale: Scarico manuale, rettifica d'inventario, evasione di un ordine cliente, consumo di produzione, ricevimento da fornitore, trasferimento fra società: la stessa regola, imposta nello stesso punto. Non esiste il percorso laterale da cui la merce entra senza dire chi è.
L'unità di misura si congela al primo movimento: Sembra un dettaglio e non lo è. In un registro che non si riscrive, l'unità fa parte del numero: cambiare un articolo da pezzi a chilogrammi trasformerebbe otto pezzi in otto chili in tutta la storia — senza un movimento, senza una traccia e senza che nessuno se ne accorga. Dopo il primo movimento, l'unità non si tocca più.

Il richiamo

Due direzioni, la stessa scheda

Si parte da un lotto — quello che ti hanno segnalato, quello di cui hai il dubbio — e ci si muove nelle due direzioni che servono.

A valle: dov'è finito

I lotti di produzione che l'hanno consumato, i documenti di uscita che lo contengono, i clienti che l'hanno ricevuto e in che quantità. È l'elenco su cui si decide il perimetro del richiamo.

A monte: da dove viene

I lotti di materia prima consumati, i ricevimenti che li hanno portati dentro, i fornitori e i loro documenti. È ciò che serve per capire se il problema è tuo o è arrivato con la merce.

I fogli che servono in reparto

Etichette di lotto, lista di prelievo e scheda di richiamo si stampano dal sistema. La scheda indica l'origine del lotto per quello che è davvero, e quando non è nota lo dichiara invece di inventarne una plausibile.

Scadenze

FEFO, e la merce che sta per scadere prima che scada

Chi lavora con materiali che hanno una data non ha bisogno di un rapporto mensile: ha bisogno di sapere oggi cosa scade, e che il sistema proponga da solo il lotto giusto da prendere.

Elenco delle scadenze in arrivo, consultabile da chi lavora in magazzino — non solo da chi amministra: è chi movimenta la merce che deve vederlo.
Proposta in FEFO (first expired, first out): quando si consuma un materiale gestito a lotti, il sistema propone per primo quello che scade prima.
Blocco di un lotto: un lotto bloccato non può essere consumato né spedito, e il divieto vive nello stesso imbuto di tutto il resto.
Un lotto scaduto non sparisce: resta a registro con la sua giacenza e il suo valore, perché la merce c'è ancora e qualcuno deve decidere cosa farne.

In pratica

Cosa cambia nella giornata di chi lavora

La tracciabilità completa costa qualcosa a chi registra. La domanda giusta non è se costi, ma dove quel costo cade e cosa restituisce.

Arriva il camion

Chi riceve registra il ricevimento riga per riga e dichiara il lotto del fornitore e la scadenza. È il momento in cui l'informazione esiste ancora — il documento è in mano, la merce è lì davanti. Dopo, quella stessa informazione costa dieci volte tanto.
Si preleva per produrre

Il sistema propone i lotti in FEFO. L'operatore conferma quelli davvero presi, perché il magazzino vero non è mai esattamente quello a sistema.
Si completa il lotto

Si registra la quantità realmente prodotta, non quella pianificata. Il legame fra il lotto prodotto e le materie prime consumate resta scritto: è quello che si percorre a monte.
Si spedisce

L'evasione dell'ordine scarica dal lotto, e il documento di trasporto porta con sé quel legame. Da qui in avanti il collegamento fra lotto e cliente esiste, e nessuno ha dovuto compilare niente in più.
Un giorno arriva la telefonata

E la risposta è già lì. Non perché qualcuno abbia tenuto aggiornato un foglio in parallelo, ma perché i quattro passaggi qui sopra sono stati fatti come vanno fatti.

Domande

Sulla tracciabilità, nello specifico

Cosa succede se un operatore dimentica il lotto?

Il movimento viene rifiutato. Quando un articolo è dichiarato gestito a lotti, l'obbligo non è un promemoria: è una condizione che il sistema verifica nell'unico punto da cui passano tutti i movimenti. Vale in uscita e — la parte che i sistemi dimenticano — anche in entrata.

Posso attivare i lotti solo su alcuni articoli?

Sì, la gestione a lotti è una proprietà dell'articolo. Nulla la attiva da sola: il fatto che un articolo abbia dei lotti non significa che il lotto sia obbligatorio per quell'articolo. «Qui il lotto è obbligatorio» è un'intenzione che dichiari tu, non un fatto che il sistema deduce dai movimenti.

Quanto ci vuole a ottenere l'elenco dei clienti di un lotto?

Il tempo di aprire la scheda. Non è una ricerca che attraversa i documenti a posteriori: il legame fra lotto e movimento viene registrato quando la merce si muove, quindi l'elenco esiste già ed è completo per costruzione.

E se lo stesso lotto è stato usato in produzione e poi rivenduto?

La catena continua. Da un lotto di materia prima scendi ai lotti di produzione che l'hanno consumata, e da quelli ai clienti che hanno ricevuto il prodotto finito. La traversata segue i legami registrati, di quanti passaggi servono.

Quanto ci metteresti oggi a rispondere?

Se la risposta è «un paio di giorni e non sarei sicuro di essere completo», vale la pena parlarne.

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