Anagrafiche
Clienti, fornitori e catalogo prodotti, condivisi fra le società del gruppo. Si caricano da un file Excel, e un caricamento ripetuto per sbaglio non sovrascrive mai una riga già presente.
Il prodotto
Acquisti, produzione, vendite e documenti. Un solo flusso.
Ogni operazione nasce da quella precedente e aggiorna ciò che viene dopo. Quello che tiene insieme le aree non è il menu: sono gli stessi dati, le stesse regole e uno storico comune.
Tracciabilità di lotto
Da un lotto scendi ai clienti che l'hanno ricevuto e risali alle materie prime da cui viene. Scadenze in FEFO, blocco di un lotto, scheda di richiamo stampabile.
Magazzino
Ubicazioni, giacenze per articolo, ubicazione e lotto, movimenti che non si sovrascrivono, tre criteri di valorizzazione, import delle giacenze iniziali.
Produzione
Distinte base, lotti di produzione con consumi proposti in FEFO, quantità prodotta registrata come fatto fisico e scostamento derivato.
Vendite
Ordini cliente, conferma, evasione con scarico a lotto, documento di trasporto.
Acquisti
Ordini fornitore, ricevimenti in banchina con carico a lotto, fatture fornitore e confronto fra ordinato, ricevuto e fatturato.
Documenti
Conferme d'ordine, DDT e fatture elettroniche in XML, generate e scaricabili. La trasmissione allo SDI resta al tuo intermediario.
Amministrazione
Utenti, ruoli, società e attivazione dei moduli per azienda. Una voce disattivata non compare nel menu di chi lavora.
Come sta insieme
Un solo punto attraversato da ogni movimento
Nei sistemi che nascono per moduli, ogni percorso registra la merce a modo suo — e la regola che vale sul carico manuale si dimentica sull'evasione di un ordine. Arcalis fa passare tutto da un punto solo.
- Le guardie stanno nell'imbuto
- L'obbligo del lotto, il controllo sulla giacenza, il divieto di usare un lotto bloccato: non sono ricopiati in ogni percorso. Vivono nel punto da cui passa ogni movimento — scarico manuale, rettifica, evasione di un ordine, consumo di produzione, ricevimento, trasferimento fra società.
- Un percorso nuovo eredita le regole
- È la ragione pratica di quella scelta: quando domani nascerà una funzione nuova che muove merce, nascerà già con le stesse protezioni, senza che qualcuno debba ricordarsi di riscriverle. Le regole che vanno ricopiate a mano vanno fuori sincrono, sempre.
- I tuoi dati non finiscono mescolati a quelli di altri
- Ogni azienda vede i propri dati e nient'altro, e questa separazione non è affidata soltanto al programma: è una regola scritta dentro la banca dati, che continua a valere anche se il programma sbaglia. Sono due protezioni indipendenti invece di una — e come funziona è scritto per chi vorrà chiederlo.
- Più società sotto la stessa azienda
- Chi ha più ragioni sociali le tiene separate nei documenti e nei movimenti, condividendo il catalogo e le anagrafiche. I trasferimenti fra società sono movimenti, non note.
Chi fa cosa
Due livelli di accesso, e un elenco esplicito di ciò che separano
Il modello di permessi è deliberatamente semplice: Operatore e Amministratore. Un modello più fine — ruoli per reparto, permessi per azione, approvazioni con firmatario — è una decisione ancora aperta, non una funzione in arrivo.
| Azione | Operatore | Amministratore |
|---|---|---|
| Consultare giacenze, movimenti, lotti, scadenze | sì | sì |
| Registrare un movimento o una rettifica | sì | sì |
| Registrare un ricevimento in banchina | sì | sì |
| Creare e modificare ordini in bozza | sì | sì |
| Confermare e chiudere un ordine | no | sì |
| Registrare una fattura fornitore | no | sì |
| Creare lotti di produzione | no | sì |
| Importare anagrafiche o giacenze iniziali | no | sì |
| Cambiare il criterio di valorizzazione | no | sì |
| Gestire utenti e moduli | no | sì |
Il confine
Cosa resta fuori, e perché non è un arretrato
Non c'è, e non è previsto
- Contabilità generale e partita doppia
- Registri IVA e liquidazione
- Incassi, pagamenti, scadenzario attivo
- Cespiti e ammortamenti
- Paghe e presenze
- CRM, preventivi, e-commerce
- Manodopera e centri di lavoro nel costo di produzione
- Marginalità, costo del venduto, contabilità analitica
C'è, ed è ciò che allo studio serve davvero
- I documenti emessi, con imponibile, aliquota e natura per riga
- Il confronto fra ordinato, ricevuto e fatturato
- Le scadenze come vista derivata dai documenti, non come registrazione
- Il valore di magazzino come dato gestionale, dichiarato per quello che è
Il tuo processo entra in queste sette aree?
Il modo più rapido per saperlo è raccontarmelo. Se non ci entra, te lo dico: è un'informazione che vale per entrambi.