Il richiamo in un conto terzi: cosa deve reggere, e dove di solito si rompe

Un richiamo in un'azienda che produce per conto terzi ha una forma particolare: il prodotto porta il marchio del committente, ma la materia prima può essere arrivata da lui o essere stata comprata dal produttore, il lotto di sfuso può aver alimentato più confezionamenti, e la domanda «dove è finito» ha come risposta un elenco di consegne a un cliente che a sua volta ha dei clienti. La catena è più lunga, e ogni anello è un punto in cui si può spezzare.

La domanda arriva sempre in due direzioni

A valle: questo lotto di prodotto finito a chi è andato, in che quantità, con quale documento? Serve l'elenco completo, non quello che ci si ricorda. Ogni consegna dimenticata è merce che resta sul mercato.

A monte: questo lotto finito da quali lotti di materia prima viene, e quei lotti da quali fornitori? È la domanda che decide se il problema è nato in produzione o è arrivato con la merce — e quindi chi lo paga.

Le due domande hanno una proprietà sgradevole in comune: si può rispondere solo con informazioni registrate nel momento in cui la merce si muoveva. Il legame fra un consumo e il lotto consumato non si ricostruisce dopo; o è stato scritto quando l'operatore ha prelevato, oppure non esiste.

Dove la catena si rompe, nell'ordine in cui capita

1. In entrata, non in uscita

Quasi tutti i sistemi obbligano a dichiarare il lotto quando la merce esce. Molti meno lo obbligano quando entra. Un carico registrato senza lotto crea merce di cui non si conosce la provenienza: in un richiamo è lo stesso buco di un'uscita senza lotto, ma più facile da tollerare, perché il costo si paga mesi dopo e non lo paga chi lo ha creato.

Arcalis impone il lotto in entrambi i versi, e lo fa nell'unico punto da cui passa ogni movimento — ricevimento, consumo, evasione, rettifica, trasferimento. Non è una casella da ricordarsi in una schermata su sei: un percorso nuovo eredita la regola senza che nessuno debba riprogrammarla.

2. Il prelievo «più o meno»

Il sistema propone un lotto; in magazzino se ne prende un altro perché era più a portata di mano. Se la differenza non viene registrata, il richiamo partirà dal lotto sbagliato. Per questo la proposta — in FEFO, il lotto che scade prima — è una proposta, e chi preleva conferma quello che ha preso davvero.

3. La quantità pianificata al posto di quella prodotta

Un lotto da 100 che ne produce 94 e viene registrato come 100 lascia 6 pezzi fantasma in magazzino. Sembra un errore di quantità; in un richiamo è un errore di perimetro, perché quei 6 pezzi «esistono» e andranno cercati. Pianificato e prodotto vanno tenuti come due numeri distinti, e lo scostamento va calcolato, non digitato.

4. L'unità di misura che cambia sotto i piedi

Un articolo passato da pezzi a chilogrammi dopo mesi di movimenti trasforma otto pezzi in otto chili in tutta la storia, senza un movimento e senza una traccia. Per questo, dopo il primo movimento, l'unità di misura di un articolo non si tocca più.

5. L'origine inventata al posto di quella ignota

Sulla scheda di richiamo, scrivere «acquisto» su merce di cui non si conosce la provenienza manda chi legge a cercare un fornitore che non esiste — sul documento peggiore su cui commettere un errore del genere. L'origine si registra quando c'è, e quando non c'è si dichiara l'incertezza.

Cosa cambia con due proprietari

Nel conto terzi la stessa materia prima può stare sullo scaffale in due lotti: uno comprato dal produttore, uno fornito dal committente. Fisicamente identici, contabilmente diversi. Il richiamo non se ne cura — un lotto contaminato è contaminato di chiunque sia — ma la responsabilità sì: sapere che quel lotto era del committente cambia chi risponde, e la conversazione che segue.

È il motivo per cui il saldo di proprietà separato non è una raffinatezza amministrativa ma un pezzo della tracciabilità. In Arcalis è fra le cose in arrivo sul verticale, e la pagina del settore dice esattamente a che punto è.

Le domande da fare al proprio sistema, oggi

• Se registro un carico senza lotto, il sistema me lo lascia fare?
• Se prelevo un lotto diverso da quello proposto, dove resta scritto?
• Se un lotto produce meno del previsto, cosa entra in magazzino: il previsto o il prodotto?
• La scheda di richiamo di un lotto senza origine cosa dice: «ignota», o inventa?

Quattro domande da dieci minuti. Se anche una sola risposta è quella sbagliata, il richiamo lo si scopre il giorno del richiamo.

Il comportamento completo sta nella pagina Tracciabilità di lotto.