FEFO in cosmetica: perché «prima chi scade prima» non basta dirlo

FEFO — first expired, first out — dice che a scendere per primo dev'essere il lotto che scade prima. In cosmetica è il criterio naturale: quasi tutto ciò che entra ha una scadenza o un periodo di utilizzo, e un lotto lasciato in fondo allo scaffale è denaro che diventa rifiuto in silenzio. Il problema non è il criterio. È che il criterio vive nella testa di chi preleva, e la testa di chi preleva ha altro da fare.

Tre cose che un sistema deve fare, non dire

1. Proporre, non elencare

Mostrare l'elenco dei lotti con le scadenze e lasciare che l'operatore scelga è una lista, non FEFO. FEFO è che il sistema propone il lotto giusto al momento del consumo — quando si prepara un lotto di produzione, quando si evade un ordine — e l'operatore parte da quello. La scelta resta sua, perché il magazzino vero non è mai esattamente quello a sistema; ma la proposta è già quella corretta.

2. Non proporre un lotto bloccato

Un lotto in attesa di controllo, in contestazione, o fermato per un dubbio non deve comparire fra i proponibili — anche se scade per primo. Il divieto deve vivere nello stesso punto da cui passa ogni movimento, altrimenti prima o poi un percorso lo aggira.

3. Far vedere cosa scade, a chi movimenta

L'elenco delle scadenze in arrivo serve a chi lavora in magazzino, non solo a chi amministra: è chi movimenta la merce che deve vederlo. Un rapporto mensile a chi non tocca gli scaffali arriva sempre dopo che il lotto è scaduto.

Il dettaglio che decide tutto: che giorno è

FEFO confronta date, quindi dipende da quale «oggi» usa il sistema. Sembra ovvio e non lo è: molti sistemi calcolano le date in tempo universale, e nelle ore dopo la mezzanotte italiana un lotto già scaduto secondo il calendario locale può risultare ancora proponibile. È un dettaglio che si scopre in un turno di notte, e lo scriviamo qui perché in Arcalis la giornata aziendale sul fuso italiano è fra le cose in arrivo — meglio saperlo da questa pagina che da un lotto sbagliato.

Perché tutto questo riguarda il richiamo

FEFO fa risparmiare merce; ma la ragione per cui va fatto rispettare dal sistema, e non dalla memoria, è un'altra: il lotto proposto e il lotto confermato sono quelli che finiranno sulla scheda di richiamo. Se il sistema propone il lotto A e l'operatore prende il lotto B senza che resti scritto, la tracciabilità parte da un lotto sbagliato. FEFO e tracciabilità sono lo stesso gesto: scegliere il lotto giusto e lasciarne traccia.

La domanda da fare

«Quando preparo un lotto di produzione, il sistema mi dice quale lotto di materia prima prendere — o mi mostra una lista?» La differenza fra le due risposte è la differenza fra un criterio e un'abitudine.

Il comportamento completo sta nella pagina Tracciabilità di lotto, sezione scadenze.